Investeren in teamontwikkeling RvC/RvT loont

Een Raad van Toezicht of een Raad van Commissarissen is een bijzonder team. In een regulier jaar zie je elkaar in compleet teamverband meestal maar zo’n 18 uur (6x3 uur vergaderen), los van commissiewerk, werkbezoeken, overleggen met externe of interne stakeholders, etc. Dat is natuurlijk erg weinig vanuit het perspectief van teamontwikkeling. Daar moet je dan echt tijd voor vrij maken,en gelukkig doen veel Raden dat ook, gedwongen door de vigerende governance code, maar ook vanuit de werkelijke behoefte aan kwaliteitsverbetering. De aanpakken gaan van instrumenteel (Houden we ons aan de governance code? Krijgen we op tijd de juiste informatie? Werken de commissies naar behoren?) naar relationeel (Hoe zijn de onderlinge verhoudingen? Hebben we een constructieve relatie met de RvB? Speelt elke toezichthouder zijn rol goed?). En de laatste jaren ook steeds vaker gaat het over verbindingen tussen RvT/RvC en de externe stakeholders (Hebben we voldoende zicht op de ontwikkelingen bij onze netwerkpartners en de onderlinge verhoudingen?). Rijnconsult heeft veel ervaring met teamontwikkeling bij toezichthouders en raden & colleges van bestuur. Dat kan in de vorm van een zelfevaluatie, na het intreden van één of meerdere nieuwe toezichthouders of als start van een wervingstraject voor nieuwe toezichthouders (in samenwerking met de werving & selectieadviseurs van Rieken & Oomen). De bijdrage krijgt vorm in een mix op maat van de onderstaande activiteiten.

Zelfevaluatiescan

In individuele gesprekken met de toezichthouders, de bestuurder(s) en eventueel managementteam, OR en cliënten/huurdersorganisaties en mogelijk zelfs externe partijen, zoals accountant, toezichthouders vanuit de overheid of samenwerkingspartners, wordt een beeld verkregen van het functioneren van de RvC/RvT. Aanvullend wordt er documentanalyse gedaan, zoals strategische visies, jaarverslagen en de recente verslagen van de RvC/RvT vergaderingen en commissies. Eventueel worden er ook één of twee vergaderingen bijgewoond ter observatie. Er wordt uiteraard getoetst aan de vigerende governance code. Dit wordt teruggekoppeld naar de RvC/RvT in een sessie waarin in een dialoog sterke en verbeterpunten worden gesignaleerd en voorzien van acties.  Deze acties (of enkele daarvan, zoals alleen de gesprekken) kunnen ook prima worden ingezet om het profiel voor een nieuwe toezichthouder aan te scherpen.

Teamscan denkvoorkeuren

Juist omdat je elkaar zo weinig ziet en elkaar dus beter wilt leren kennen én als opmaat naar een gesprek over elkaars rollen binnen de Raad gebruiken we regelmatig het instrumentarium van de HBDI-denkvoorkeuren, dat we op maat hebben gemaakt voor toezichthoudersteams. We maken op basis van het HBDI-profiel en een teambespreking een scan van het bestaande team door middel van een digitale vragenlijst. Dit dient als basis voor een dialoog over een effectieve en niet-effectieve patronen in het team, over elkaars kracht en valkuilen en over acceptatie van elkaars rol. Dit kan aanvullend zijn op een zelfevaluatie. Het biedt meerwaarde om ook de bestuurder(s) te betrekken bij deze scan. De scan kan ook als input worden gebruikt voor het profiel voor een nieuwe  toezichthouder (welke type persoon kan het team versterken?)

 Teamdynamiek

In een sessie met de RvC/RvT wordt met gebruik van het model van Lencioni de teamdynamiek besproken door tijdens de sessie een vragenlijst in te vullen en te bespreken, vaak aan de hand van casuïstiek. Deze aanpak is vooral geschikt voor teams die al enige ervaring met elkaar hebben en de behoefte hebben om verdiepende aandacht te geven aan de teameffectiviteit.  Sterke en verbeterpunten worden gesignaleerd en voorzien van acties.

Toezichtskader

De governance code en wet- en regelgeving zijn het juridische kader voor het toezicht. Maar wat zijn nou de strategische zaken waarop de RvC/RvT toezicht gaat houden? Dat vloeit voort uit de strategie van de organisatie, maar vindt ook een basis in een SWOT-analyse van de organisatie.  En hoe zien we onze rol naar de bestuurder(s), naar interne en externe stakeholders? Hoe geven we vorm aan network-governance, wat steeds meer van belang wordt omdat maatschappelijke organisaties in toenemende mate acteren in ketens en netwerken met samenwerkingspartners?  In één of twee sessies worden de verschillende aspecten van het toezichtkader met elkaar besproken en vastgelegd in een bondige notitie. Een dergelijke toezichtskader is vanuit diverse governance codes inmiddels een verplichting.

Kennisimpuls governance

Met name als er (meerdere) mogelijk onervaren toezichthouders zijn aangetreden is het nuttig om gezamenlijk een overview te krijgen van de belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van governance. We beginnen daarbij in de 17de eeuw, maar springen snel over naar de 21ste eeuw en kijken naar de do’s en don’ts in het toezicht, waar kansen en valkuilen liggen, wat het interne en externe stakeholdersveld is en hoe je daar mee om kan gaan, wat de rollen van de RvC/RvT zijn en hoe je daar invulling aan kan geven. Dit doen we meestal in een één tot drie sessies, afhankelijk van de behoeften van de Raad.

Indviduele coaching toezichthouder 

Bij een nieuwe, onervaren toezichthouder kan het meerwaarde hebben om deze met name in het eerste jaar te coachen in de nieuwe rol. Het is vaak even zoeken naar hoe je je jouw kennis en deskundigheid en wie je bent als mens op een effectieve manier in te zetten in een RvT/RvC. Of soms loopt het gewoon niet lekker in een bestaande Raad met een toezichthouder en zou individuele coaching een manier kan zijn om te kijken of het functioneren kan worden verbeterd. Wij bieden daaarvoor coaching aan van ervaren coaches met toezichthoudende ervaring, vaak zijn een paar sessies voldoende. Voor met name jongere toezichthouders organiseren we intervisie-bijeenkomsten. 

Auteur(s):

Diederik Hommes