Een dag uit het leven van een projectassistent

Een dag uit het leven van Meijke van Noorden, projectassistent

Mijn werkdag start om 08.00 uur. Het loopje ’s ochtends naar kantoor mis ik sinds we gedwongen thuiswerken, dus voordat ik aan de slag ga loop ik eerst een rondje door de buurt. Een frisse neus halen is wel zo lekker voordat een dag thuiswerken start.

Ik begin mijn dag met het checken van mijn mail; en daarin bepalen wat prioriteit heeft en wat kan wachten tot een later moment. Daarna ga ik ons bestand bijwerken. Nieuwe inschrijvingen binnenhalen en bevestigen, updates van cv’s uploaden en eventuele aanpassingen uitvoeren.

Ondertussen is mijn collega Lenie ook aan een nieuwe dag begonnen. Samen kletsen we telefonisch even bij. Wat staat op ons to-do-lijstje, kunnen we elkaar ergens mee helpen, zijn er nieuwtjes, enz.

Vandaag start een nieuwe procedure, een opdracht voor een nieuwe bestuurder. Samen met de adviseur bepalen we hoe we van start gaan. Er moeten intakegesprekken worden gepland met betrokkenen binnen de organisatie van de  opdrachtgever. Dit kunnen MT-leden, bestuurders of toezichthouders zijn, maar ook vertegenwoordigers van cliëntenraden of met vertegenwoordigers van ondernemingsraden.

Gesprekken vinden op dit moment vooral online plaats. Omdat we geen rekening hoeven te houden met reistijden zijn de online afspraken vaak wat makkelijker in te plannen. Toch is het gepuzzel in agenda’s een van onze belangrijkste taken. Want na het plannen van de intakegesprekken volgt het plannen van de sollicitatieprocedure, data voor sollicitatieronden met leden van de selectie- en/of adviescommissies vastleggen. Ook deze data moeten weer met alle betrokkenen worden afgestemd. Bijpraatafspraken voor de adviseurs, en natuurlijk ook het plannen van voorselectiegesprekken; alles moet uiteindelijk in de agenda van de adviseur passen. Af en toe een hele klus!

De hele dag door komen er berichten en telefoontjes binnen. Afspraken die moeten worden verplaatst, kandidaten melden zich, adviseurs leveren offertes of profielen aan die door ons worden geredigeerd….

Offerte-aanvragen zijn altijd weer spannend. Bekende opdrachtgevers die opnieuw met ons willen samenwerken maar ook nieuwe instellingen die met een vraag komen voor ondersteuning bij de werving en selectie van een vacature. Het opstellen van de offerte doet de adviseur en wij, de projectassistenten bekijken deze vervolgens kritisch; op taalfouten en lay-out, maar ook kijken we samen met de adviseur hoe we de offerte zoveel mogelijk kunnen toespitsen op de vraag.

Vanwege de drukte hebben we de neiging om maar door te werken. Helaas merken we ook dat alleen maar zitten en werken op de laptop niet echt bevorderlijk is voor de concentratie en voor de spieren. Dus proberen we regelmatig een korte pauze in te lassen en natuurlijk ook ’s middags de tijd te nemen voor een frisse neus.

Voor een van onze lopende opdrachten heeft de adviseur het profiel opgesteld en dit naar mij gestuurd. Het concept redigeer ik. Vervolgens stuur ik het geredigeerde concept ter goedkeuring naar de opdrachtgever. Nadat ik bericht heb ontvangen dat het profiel is goedgekeurd, plaats ik het profiel op onze site en en maak ik een advertentie om aan het einde van de dag op social media te plaatsen. De werving voor deze opdracht gaat van start!

Voordat ik het weet is mijn werkdag voorbij. Nog even mijn to-do-lijstje checken en weer aanvullen voor morgen. Niets vergeten? Dan sluit ik met een tevreden gevoel mijn laptop en doe de deur van mijn werkkamertje dicht. Ik kijk uit naar het moment dat ik weer ‘s avonds vanuit mijn kantoor naar huis kan wandelen en dat we, mijn collega’s en ik, elkaar weer vaker “in het echt” kunnen ontmoeten.

Auteur(s):

Meijke van Noorden