Manager bedrijfsvoering en dienstverlening

Als lid van het nieuwe directieteam (DT), bestaande uit de algemeen directeur/gemeentesecretaris, drie managers, de concerncontroller en adviserende strategisch HR adviseur, speel jij een centrale rol in de verdere ontwikkeling van ons mooie Winterswijk. Samen bouwen we aan Winterswijk als gemeente, aan onze organisatie én aan een krachtig nieuw directieteam.

Samen met de andere DT-leden ben je verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering en effectiviteit van de organisatie en voor het realiseren van de bestuurlijke en ambtelijke ambities. De opgaven en ambities zijn groot, complex en veelomvattend en ze overstijgen vaak de domeinen.

Jouw inzet is niet alleen beperkt tot het leidinggeven aan de teammanagers binnen bedrijfsvoering en dienstverlening met ruim 120 medewerkers, maar je bent ook verantwoordelijk voor de realisatie van de doelen en ambities uit één of meerdere programma’s uit de meerjarenbegroting. Met verschillende disciplines en medewerkers werk je samen aan gemeentelijke programma’s en projecten en de aansturing van diverse opgaven binnen de gemeente Winterswijk. De komende periode geldt als een transitieperiode, met nadruk op: samen zoeken, leren, bouwen, ontwikkelen én tot resultaat komen. Jij kunt impact maken in de stevige ontwikkelopgave waar Winterswijk voor staat.

Domein Bedrijfsvoering en Dienstverlening
Bedrijfsvoering
De gemeente Winterswijk zit op dit moment in een stevige ontwikkelopgave, ook op de bedrijfsvoering. Dát is waar jij als ervaren en zakelijk manager voor komt te staan. Door te bouwen aan de bedrijfsvoering kunnen we bouwen aan Winterswijk als prachtige gemeente.

Dienstverlening
De samenleving raakt steeds meer gewend aan excellente dienstverlening via meerdere kanalen. Excellente dienstverlening begint en eindigt met het doel voor ogen: de juiste uitkomst. In de dienstverleningsvisie staat de strategie beschreven hoe we dienstverlening onderdeel laten zijn van het DNA van de organisatie. Dienstverlening is onze kerntaak. Inwoners en ondernemers zijn afhankelijk van wat we doen en hoe we dat doen. Wij willen bij al deze contacten zorgen voor een positieve ervaring, waardoor mensen zich geholpen voelen. We gaan voor de glimlach. Positieve aandacht, het juiste resultaat, flexibiliteit, duidelijke communicatie en heldere processen zijn de pijlers onder onze dienstverlening.

Wij richten ons bij elke vorm van dienstverlening op een juiste uitkomst en op een helder en transparant proces. Wij geven positieve aandacht en wij streven ernaar dat onze dienstverlening flexibel en 24/7 bereikbaar is. Hiervoor zijn twee elementen van essentieel belang:

• We wegen de behoefte van het individu en het collectief af.
• Als organisatie en individu passen we onze manier van werken continu aan.

Informatisering
Gemeenten hebben te maken met snelle, vergaande technologische ontwikkelingen en moeten tevens voldoen aan eisen die aan de gemeente worden gesteld door de overheid. Bijvoorbeeld op het gebied van informatiebeveiliging, privacy en dienstverlening. Bedrijven en burgers moeten zaken die ze met de overheid doen digitaal kunnen afhandelen. Inwoners verlangen daarbij ook steeds meer openheid en inzage in het handelen van de overheid. Burgers zijn mondiger en willen weten wat de gemeente doet, vooral als het gaat om hun eigen aanvragen. Gemeenten moeten dus zorgen dat die informatie tijdig beschikbaar en toegankelijk is. De invoering van de nieuwe Omgevingswet is hier een mooi voorbeeld van.

De technologische ontwikkelingen bieden veel kansen voor een betere dienstverlening. Door big data (het gebruik van de gegevens die we uit transacties kunnen halen) is het mogelijk te voorspellen wat in de toekomst de wensen zijn voor onze dienstverlening.

Voor de optimalisatie van bedrijfsvoering en dienstverlening moeten de processen en systemen herijkt worden. Hierbij wordt gestreefd naar een effectievere en efficiëntere samenwerking waarbij de verbinding meer dan nu wordt gelegd. Informatiebeheer is een key-speler in dit geheel. De huidige I-kolom in oprichting, bestaande uit diverse teams, waaronder documentaire informatievoorziening, informatie-advies, automatisering en helpdesk, worden allemaal geclusterd in één team Informatie.

Als manager weet jij dat dit alles vraagt om investeringen in het verder versterken van het strategisch en sturend vermogen van de afdeling. Je bent goed in staat om het speelveld voor de professionals in te richten zodat zij daarbinnen hun eigen autonome afwegingen kunnen maken. Je stuurt op wendbaarheid en weerbaarheid zodat de teams kunnen meebewegen met in- en externe ontwikkelingen. Om dit te realiseren creëer je een veilige werkomgeving waarin sprake is van vertrouwen, verantwoordelijkheid, vrijheid en vakmanschap. 

Wat ga je doen?
Samen met het nieuwe directieteam werk je zichtbaar gedreven, resultaatgericht aan het uitvoeren van het coalitieprogramma, de doorontwikkeling van de organisatie en het inzichtelijk maken van lange termijn ontwikkelingen en de impact hiervan. Daarnaast ben je:

• Verantwoordelijk voor de integrale sturing op en het realiseren van de ontwikkelopgave binnen de bedrijfsvoering en dienstverlening.
• Verantwoordelijk voor de integrale uitvoeringontwikkeling en innovatie van de taken binnen dit domein.
• Hiërarchisch leidinggevende van de teammanagers binnen het domein bedrijfsvoering en dienstverlening.
• Verantwoordelijk voor domeinoverstijgende projecten waarvan jij ambtelijk opdrachtnemer bent.
• Verantwoordelijk voor het verzorgen van de randvoorwaarden zoals capaciteit, middelen en financiën. Ook monitor en rapporteer je op voortgang.
• Als lid van het directieteam ben je mede verantwoordelijk voor de resultaten van de gehele organisatie en adviseer je met de andere managers aan de algemeen directeur over domein- en domein overstijgende vraagstukken.
• Zorgen voor verbinding met de andere domeinen. Bedrijfsvoering heeft eigen prioriteiten en een agenda, maar de belangen hiervan moeten zorgvuldig worden afgewogen tegen de belangen vanuit de andere domeinen en de primaire processen.