In- en uitfaseren bij interim opdracht: do’s en dont’s
In de serie “veel gehoorde uitspraken in interimland” hierbij deel 2 over het in- en uitfaseren bij een tijdelijke opdracht. Wat houdt het in en waar moet je rekening mee houden, als interim-manager en als opdrachtgever? En welke toegevoegde waarde kunnen wij als interimbureau bieden?
Als bemiddelaar van interim-managers hebben wij vaak te maken met de opstart en afronding van opdrachten door onze kandidaten. Een lopende opdracht stopt of zit in de laatste fase, een nieuwe kans dient zich reeds aan. Dit kan een spanningsveld opleveren wanneer timing en beschikbaarheid onder druk komen te staan.
Bij het infaseren in een nieuwe, net gestarte opdracht is het essentieel om een grondige analyse uit te voeren van de huidige situatie en de doelstellingen. Het verkrijgen van een goed begrip van de organisatiecultuur, de uitdagingen en de verwachtingen van belanghebbenden legt de basis voor succes. Het nemen van tijd om te luisteren naar een team en hun inzichten te integreren, kan de acceptatie van veranderingen vergemakkelijken. Voordelen van een gedegen infaseringsproces zijn onder meer een beter begrip van de behoeften van de organisatie, het opbouwen van vertrouwen en het stellen van realistische doelen.
Bij het uitfaseren of afronden van een lopende opdracht is het belangrijk om een gestructureerd overdrachtsplan te ontwikkelen. Hierbij worden kennis en verantwoordelijkheden overgedragen aan de vaste opvolger of blijvende medewerkers zodat er continuïteit is na het vertrek van de interim-manager. Voordelen zijn onder meer een soepele overgang voor het team, het achterlaten van een duurzame impact met behoud van resultaten op de lange termijn. Een nadeel van een slecht uitgevoerd uitfaseringsproces kan zijn dat de bereikte resultaten niet worden geborgd of dat er kennis verloren gaat, waardoor de organisatie weer terugvalt in oude gewoonten of problemen.
Om een interimopdracht goed af te ronden en een nieuwe opdracht op te starten zonder in de knel te komen qua aandacht en tijd, is een effectieve planning en organisatie van wezenlijk belang. Het stellen van duidelijke doelen aan het begin van elke opdracht, het delegeren van taken en het effectief beheren van tijd zijn cruciaal. Het is ook belangrijk om realistisch te zijn over wat haalbaar is binnen de beschikbare tijd en middelen. Hier ligt een rol voor de interim-manager zelf maar ook voor ons als bureau. Het regelmatig evalueren van de voortgang door middel van schaduwmanagement vinden wij cruciaal.
Het vinden van een goede balans tussen werk en privé is essentieel om te voorkomen dat men uitgeput raakt. Het is belangrijk om tijdig te anticiperen op mogelijke overlappingen tussen opdrachten en om voldoende rust en hersteltijd in te plannen om burn-out te voorkomen. Wij zien dit risico toenemen in een schaarsere arbeidsmarkt, wat kan leiden tot een hoge druk en snelle opeenvolging van opdrachten.
Bij de selectie van kandidaten voor een nieuwe opgave staan wij stil bij de energiebalans van betrokkenen. Want wij staan garant voor een frisse, actieve inbreng van onze interim-managers. Daar heeft iedereen, opdrachtgever én opdrachtnemer, baat bij!
Auteur
